Siete pasos para organizar un Evento.

  SIETE PASOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO

El motivo

Lo primero que hay que tener claro cuando se organiza un evento, es la razón por la que se va a realizar el evento, cuál es el mensaje que se quiere transmitir. 

Quien lo organiza.

El próximo paso, sería pensar si lo quieres organizar solo o contratar a un especialista. Si optas por lo segundo, elige a un organizador experto.

Tipo de Eventos.

Previo a la organización, hay que tener claro el formato del evento, si va a ser un curso de formación, un viaje de incentivos, el lanzamiento de un producto, un congreso, un paquete de actividades de teambuilding, etc. Incluso, puede tratarse de un evento multidisciplinar, una mezcla de varios formatos, para ahorrar presupuesto o para abarcar más público.

Los asistentes

Otras cuestiones que habría que definir, serían: el perfil de los asistentes, el número de estos que se prevén y la duración del evento.

Fecha del Evento

Por otro lado, programar un evento no es tarea fácil, pues para decidir en qué fecha celebrarlo, antes hay que considerar varias cuestiones: períodos vacacionales, obligaciones profesionales de los conferenciantes o participantes, días festivos, etc. En definitiva, no resulta nada sencillo acertar con la fecha cuando el número de asistentes oscila entre los 150 y 500. Ya lo dice el refrán: “Nunca llueve a gusto de todos”.

Lugar del Evento

Ahora hablemos del lugar donde se va a celebrar. Esta decisión, deberás tomarla al principio de la planificación del evento. Si éste no precisa de un lugar aislado, es mejor elegir aquél que sea de fácil acceso, como por ejemplo, cerca de un aeropuerto internacional, una estación de trenes o una autopista y a ser posible, que reúna las condiciones de confortabilidad y originalidad. Lugares de celebración que están en boga, son: museos, salas de cine, jardines botánicos, veleros, fincas, teatros…(dependiendo del mensaje que se quiera transmitir).

Barreras Arquitectónicas

Y por último, hay que tener en cuenta un asunto que es de suma importancia: las barreras arquitectónicas. El lugar de celebración del evento, debe estar completamente adaptado para los asistentes discapacitados.

Eventos y Comunicación

Una celebración es una estupenda herramienta para comunicar y facilitar el conocimiento de los valores de la empresa. Esto es, comunicar el […]